การลดต้นทุนจะได้ผลและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุดเมื่อมีการทำงานบนระบบบริหารจัดการที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการผลิต ลดปริมาณของเสีย รวมไปถึงอำนาจการต่อรองของฝ่ายจัดซื้อในการสั่งซื้อวัตถุดิบ การปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดระยะเวลาหรือขั้นตอนที่ใช้ในการผลิต การบำรุงรักษาเครื่องจักรเครื่องมือในการผลิตให้อยู่ในสภาพพร้อมในการใช้งานอยู่เสมอ การบริหารจัดการคลังสินค้า เป็นต้น

                การทำงานในปัจจุบันทุกๆ ฝ่ายขององค์กร ไม่ว่าการตลาด การผลิตและควบคุมคุณภาพ การควบคุมคลังสินค้า การบริการ การบัญชี การเงิน การจัดซื้อ การบริหารจัดการ ล้วนแล้วแต่ทำงานอยู่บนพื้นฐานของเทคโนโลยีสารสนเทศ การบันทึกข้อมูลในลักษณะไฟล์คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมฐานข้อมูลต่างๆ ที่มีจำหน่ายทั่วไปตามท้องตลาด เช่นโปรแกรมบัญชี , โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า . โปรแกรมขายสินค้า , โปรแกรมวางแผนการทำงาน , โปรแกรมวางแผนความต้องการวัตถุดิบ เป็นต้น เพื่อการได้มาซึ่งข้อมูลเชิงวิเคราะห์ที่ใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่ละฝ่ายแต่ละงาน จะใช้ Software หรือระบบงานเฉพาะด้าน ไม่เกี่ยวข้องกัน ทำให้ข้อมูลจากฝ่ายหนึ่งไม่สามารถนำไปใช้งานกับ Software ของอีกฝ่ายได้ทันที จำเป็นต้องเสียเวลาป้อนข้อมูลเดิม หรือข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์จากฝ่ายแรกเข้าไปยัง Software ของฝ่ายที่ 2 หากองค์กรมีฝ่ายที่ต้องใช้ข้อมูลเดียวกัน 5 ฝ่าย จะต้องเสียเวลาป้อน 5 ครั้ง และอาจเกิดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลโดยคนถึง 5 ครั้งเช่นกัน หรือหากต้องแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดตั้งแต่ครั้งแรก นั่นหมายความว่าจะต้องแก้ไขถึง 5 ครั้ง บริษัทเสียพนักงาน 5 คนเพื่อทำงานลักษณะนี้ แทนที่พนักงานจะได้มีโอกาสแสดงความรู้ความสามารถในการทำงาน กลับต้องเสียเวลาทำงานแก้ไขงานแบบเดียวกันซ้ำๆ

            การใช้ Software มาเป็นเครื่องมือช่วยให้การประมวลผลด้านต่างๆ หรือการรับส่งข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็วขึ้นเป็นสิ่งดี และจะมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เมื่อองค์กรได้ใช้ Software ที่อยู่บนพื้นฐานระบบเดียวกันภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกันถูกป้อนเข้าครั้งเดียวแล้วถูกใช้ประโยชน์ในการประมวลผลบนระบบงานของฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย หรือหากข้อมูลผิดพลาดจำเป็นต้องแก้ไข ก็จะมีการแก้ไขเพียงจุดเดียวที่เป็นจุดเริ่มต้น

Software โดยทั่วไปจะประกอบด้วย ระบบการทำงานด้านหน้า (Front End) ได้แก่ User Interface และระบบการทำงานด้านหลัง (Back End) ได้แก่ ระบบการไหลของข้อมูลระหว่างฝ่าย ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ระบบการสำรองข้อมูล ทั้งหมดนี้ ควรต้องเป็นไปอย่างมีมาตรฐาน 2 ด้าน กล่าวคือ

1.)    ด้านการทำงานที่รองรับกับระบบบริหารจัดการการผลิตและบริการที่เป็นมาตรฐานสากล เช่น Inventory Management,MRP,MRP II (Close Loop MRP) , ERP , Lean , TPM , Project Management เป็นต้น

2.)    ด้านการพัฒนา Software ถึงแม้จะเป็น Software สำเร็จรูปหรือ Software จ้างผลิต ควรต้องเป็น Software ที่ถูกพัฒนาบนมาตรฐานการพัฒนา Software ที่เป็นสากลเป็นที่ยอมรับทั่วโลก บนพื้นฐานทางด้าน Software Engineer เพื่อผู้ใช้ในองค์กรทุกคนจะสามารถมั่นใจได้ว่า Software ที่ใช้ มีการประมวลผลบนโครงสร้างสถาปัตยกรรม Software (Software Architecture) ที่ถูกต้อง ผ่านกระบวนการทดสอบทางด้าน Software Testing  ก่อนวางจำหน่าย อีกทั้งมีการพัฒนาหรือปรับปรุง Software อย่างต่อเนื่อง